Factures impayées : Comment rédiger une lettre de relance efficace

La relance d’une facture impayée doit intervenir rapidement après l’échéance. Une relance téléphonique peut utilement la précéder, qui vous permettra peut être, sur un ton cordial, de déterminer les raisons pour lesquelles le règlement ne vous est pas parvenu, et d’affiner ainsi votre lettre de relance. Si votre politique de prévention des impayés est efficace, vous cernerez facilement avec cette relance téléphonique les clients de mauvaise foi et saurez écarter les argumentations dilatoires.

En cas de retard volontaire et sans engagement précis de votre client de vous régler, votre lettre de relance doit intervenir immédiatement et être relativement menaçante. Elle doit en effet conduire votre client à juger qu’il serait dangereux de ne pas répondre ni faire un geste. En cas de difficultés de trésorerie, elle pourra proposer un accord de règlement échelonné (mais pas trop!) que votre client devra vous retourner signé et accompagné d’un premier versement significatif.

Votre lettre de relance doit également mentionner le montant dû et faire comprendre au client qu’elle est la dernière étape avant que des frais supplémentaires (pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement notamment) lui soit légalement facturés. Elle peut donc viser les articles de vos conditions générales de vente ou du code de commerce y afférents.

A cet égard, les modèles de lettre de relance qui sont disponibles sur le net sont souvent insuffisants et inefficaces. Ils se contentent de formules très vagues, qui n’impressionneront pas votre client ni ne feront la différence avec d’autres créanciers.

Il faut donc être précis, menaçant en restant cordial, et tenir ses promesses. Inutile donc de multiplier les lettres de relance. Une suffit. Deux au maximum, puis une mise en demeure par lettre recommandée AR, avant d’engager la procédure pour obtenir un titre exécutoire (Notification du certificat de non-paiement d’un chèque, requête afin d’ordonnance d’injonction de payer, action en justice…)

Exemple de lettre de relance:

« Nous nous permettons de vous rappeler que votre compte-client présente à ce jour un solde débiteur de …euros. En effet, la facture n° …, que nous vous avons adressé le …, et payable au …(date d’échéance), n’a pas encore été honorée. 

En conséquence, nous vous remercions de nous adresser votre règlement par retour de courrier.

Nous sommes persuadés qu’il s’agit d’un oubli de votre part. Nous nous permettons toutefois de vous indiquer que, à défaut de paiement par retour de courrier, nous facturerons les intérêts de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévus par nos conditions générales de vente. »

Le coût d’un recouvrement

Le recouvrement engendre des frais importants pour chaque impayé

Toute démarche en vue du recouvrement a un coût. De la simple lettre de mise en demeure au prix d’un recouvrement externalisé, ces frais seront quasi inévitables et surtout récurrents. Vous devrez les assumer pour chaque créance impayée si vous n’avez pas mis en place une politique globale de prévention dans votre entreprise. C’est ainsi que le coût des impayés est très élevé…

Vous avez peut-être souscrit une assurance crédit, qui vous coûte assez cher. Or, le plus souvent, cette garantie ne couvre pas  les créances contentieuses et se trouve plafonnée à un certain montant.

Par ailleurs, les impayés et retards de paiement entament votre trésorerie et vous conduisent parfois à devoir souscrire des crédits et donc à assumer des frais supplémentaires (agios, frais de dossier, salaire des personnels impliqués…).

Enfin, les solutions judiciaires sont longues, coûteuses et ne donnent qu’exceptionnellement entière satisfaction. En effet, le résultat d’une action en justice est toujours incertain, notamment lorsque les problèmes juridiques n’ont pas été anticipés.

Ainsi, il sera plus profitable d’adopter une démarche préventive que d’assumer des frais importants pour chaque impayé.

Estimation moyenne des frais à engager pour chaque créance impayée

 

Créance non contestée

Créance contestée

Délai moyen

Lettres relance et mise en demeure (timbre poste, temps de travail…)

10,00 €

10,00 €

1 à 6 mois (dépend de votre efficacité)

Obtention d’une injonction de payer (timbre fiscal, timbre poste, temps de travail…)

50,00 €

50,00 €

+ 1 à 4 mois

Signification de l’injonction (frais d’huissier, temps de travail)

90,00 €

90,00 €

+ 15 jours à 1 mois

Signification du titre exécutoire

90,00 €

90,00 €

+ 1 mois 1/2

Honoraires avocat

 

500 à 2.000 €, le double si appel plus 150 € de timbre

+ 6 à 36 mois (selon juridiction et appel)

Frais d’exécution éventuels (saisie de biens, sur compte bancaire…)ou de recouvrement

200 à 2.000 €

200 à 2000 €

+ 1 à 12 mois

TOTAL PAR CRÉANCE

240 à 2.240 €

650 € à 6.390 €

3 mois à 5 ans…

MONTANT PERÇU (toujours aléatoire)

0 à 100% de la créance et des frais engagés (moins 10% si recouvrement par huissier)

0 à 100% de la créance et des frais engagés (moins 10% si recouvrement par huissier)

 

Le coût de votre recouvrement externalisé de créances

Il est composé de 2 éléments :

 1) Le coût visible qui correspond à la somme de ce qui vous est facturé : droits d’entrées, frais en tous genres, frais de justice, commissions sur les sommes recouvrées,…

 2) Le coût caché qui correspond aux sommes non recouvrées par la société de recouvrement.

 Il convient de les additionner pour se rendre compte du coût réel d’un recouvrement externalisé

Coût réel = La somme non recouvrée + (Coûts fixes + Variables + Frais de justice + Temps de travail)

Pénalités de retard : les précisions de la loi Warsmann

Entrée en vigueur de l’article 121 de la Loi Warsmann n°2012-387 du 22 mars 2012

La loi Warsmann apporte des précisions sur le montant des pénalités de retard.

En effet, l’article L441-6 du code de commerce instaure des pénalités applicables de plein droit en cas de retard de paiement, dont il fixe le montant.

Les conditions générales, qui doivent mentionner l’existence de ces pénalités, peuvent fixer un montant différent qui ne pourra cependant pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.

Si le taux n’est pas fixé par les conditions générales de vente, ou si elles renvoient au taux légal, ce taux sera le taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage.

Dans ce cas, le taux applicable pendant le premier semestre de l’année concernée est le taux en vigueur au 1er janvier de l’année en question. Pour le second semestre de l’année concernée, il est le taux en vigueur au 1er juillet de l’année en question.

Pensez à modifier vos conditions générales de vente pour intégrer ces dispositions. Je vous rappelle que le législateur accorde une telle importance au respect des délais de paiement qu’il a instauré une amende de 15000 € pour toute personne qui ne respecterait pas le délai de paiement légal, ou qui ne mentionnerait pas les pénalités de retard dans ses conditions générales de vente.

Il convient également, pour un recouvrement de créances efficace,  de compléter vos lettres de relance des clients et de  mise en demeure.

Celles-ci doivent en effet rappeler systématiquement ce que risque votre débiteur à se soustraire au paiement et donc rappeler les dispositions des conditions générales sur ce point.